Эффективный учет товаров в магазине и сырья на производстве

Учет товаров – это обязательная составляющая абсолютно любого бизнеса, работающего в сфере продаж. Супермаркеты, мебельные производства, сантехнические магазины, строительные компании – все эти и многие другие коммерческие предприятия изо дня в день ведут учет поставок и продаж самых разных товаров.

Ведение учета представляется собой процесс достаточно сложный и в то же время важный. Сложный, потому что требует скрупулезного подхода к делу во избежание ошибок. Важный, потому что корректность учета позволяет точно оценить разные параметры бизнеса. В первую очередь прибыль и рентабельность.

О том, каким образом можно вести учет товаров и какой из способов наиболее эффективен, мы расскажем в данной статье.

Три способа, которыми можно осуществлять учет товаров

На сегодняшний день существует три способа, которые позволяют контролировать рабочий процесс на предмет того, сколько товара пришло, как много было продано и какое количество осталось на складе. Эти способы представляют собой:

• записи в блокноте или журнале;
• создание базы данных в Excel;
• использование специального ПО.

Пройдемся по каждому из способов, рассмотрев все плюсы и минусы.

Записи в блокноте или журнале. Данная, так сказать, технология пришла к нам с давних времен. И хотя на дворе XXI век она все еще популярна. Преимущества, как ни странно, тоже есть. Блокнот всегда можно вынуть из кармана и посмотреть, что в нем записано или записать туда что-то новое.

Но есть и недостатки. Все расчеты надо производить вручную. А еще этот способ подходит исключительно небольшим магазинам с малым товарооборотом. Как правило, это небольшие коммерческие предприятия, занимающие малую площадь и работающие, преимущественно, для небольшого района или даже нескольких домов.

Действительно, если товар приходит пару раз в неделю и за эту же неделю примерно весь продается, зачем отказываться от метода контроля и учета, проверенного годами? Но тем, кто ведет крупный бизнес, такой метод все же не подойдет.

Записи в Excel. По большому счету разницы с блокнотиком нет никакой. Кроме той, что Excel – это электронный вариант блокнота, который может разве что посчитать самостоятельно. Но не более того. Крупному бизнесу этот способ тоже не подойдет, так как придется нанять целый штат сотрудников, которые бы бегали между складами и кассами, регулярно контролируя приход товара, его продажи и учитывали все это в электронных таблицах.

Использование специального ПО. Что же касается этого способа, то в XXI веке он идеален для бизнеса, даже если компания представляет собой международную корпорацию, которая осуществляет торговлю на нескольких континентах в десятках стран. И обо всех преимуществах данного метода учета товаров мы расскажем далее.

Преимущества программного учета товаров

Основное достоинство учета товаров с помощью специально разработанных для этого программ состоит в том, что от сотрудников компании требуется минимум усилий. По сути, речь идет о двух действиях, которые обеспечат максимально точный учет товаров всех видов, как бы много их не было.

1. Правильно оприходовать товар. То есть, корректно занести его в базу данных, чтобы она достоверно отражала текущую ситуацию на складе. К сожалению, программа в данном случае не помощник и следует быть предельно внимательным сотруднику, который за выполнение данной задачи будет отвечать.
2. Правильно учитывать расход товара. То есть, проводить через кассу именно ту позицию, которую берет клиент. Или формировать документ производства строго из того сырья, которое используется в производственном процессе. И если первый вид рабочего процесса должен регулярно контролироваться продавцами и кассирами, то чтобы обеспечить корректность второго вида достаточно единожды правильно сформировать калькуляцию товара.

Все остальные действия, касающиеся учета товара и сырья на складах и в магазинах, специально созданные программные комплексы будут осуществлять автоматически. Программное обеспечение, установленное на кассах, весах, компьютерах и ином бухгалтером и торговом оборудовании будет взаимосвязано между собой. Все продажи будут фиксироваться в автоматическом режиме, а кассы будут автоматически передавать информацию о проданных товарах в общую базу данных.

Использование программ для автоматизации учета и контроля товаров позволит:

• в любой момент узнать остатки на складе определенного товара;
• отслеживать динамику продаж по часам, дням, месяцам или в ином временном интервале;
• контролировать изменение закупочной цены и рентабельности;
• быстро и просто проводить инвентаризацию, сверяя фактическое количество с базой данных;
• ускорить бизнес процессы не в ущерб качеству их выполнения.

И еще! Если все же товар был оприходован некорректно или при его стикеровании была допущена ошибка продавцом, определить это можно будет уже на следующий день, воспользовавшись отчетом по продажам товаров или расходу сырья на производстве.

То есть, программы для автоматизации учета товаров не только упрощают процесс торговли, но также позволяют оперативно выявлять и исправлять допущенные ошибки.

Залог эффективности ПО – профессиональная настройка

Программное обеспечение по учету товаров, как и любое другое, может корректно и эффективно работать лишь при условии, что оно было установлено и настроено должным образом. Учтите, что очень многое ПО, представленное на рынке, не заточено под конкретный вид торговли или конкретную группу товаров. Да, такие исключения есть, но они встречаются очень и очень редко. Как правило, программы являются универсальными и могут применяться, например, как продуктовыми супермаркетами, так и заводами по производству бетона. Разумеется, настройки ПО для предприятий каждого из этих двух типов будут отличаться.

Для того, чтобы программы учета товаров работали эффективно и предупреждали проблемы, а не создавали новые, настройку следует доверять профессионалам. Это во-первых. А, во-вторых, само по себе программное обеспечение должно быть качественным и надежным. Сегодня существует немало такого ПО, что открывает перед бизнесом богатство выбора. И наша компания тоже работает в данной сфере.

Наша команда специалистов создала программный комплекс, которые прекрасно подойдет для всех видов деятельности. В нем есть все необходимые функции, позволяющие обеспечить строгий и правильный контроль, за товарами и сырьевыми материалами, которые продаются или используются на производстве. Отдельно мы создали программный комплекс для автобизнеса: автосервисов и компаний, продающих запчасти.

Полагаем, что если вы дочитали до этого момента, то вы заинтересованы в программном обеспечении такого рода. Поэтому, предлагаем перейти на главную страницу сайта и посмотреть презентации. А также, нажав на кнопки «Узнать больше», вы получите информацию о функциональных возможностях каждого программного комплекса. При этом мы всегда будем рады ответить на любые ваши вопросы и объяснить особенности разработанных нами решений.

Программные продукты «Tezarius» помогут вам автоматизировать учет любых товаров.